Tax CMS
herausforderungen & chancen.
Es sind nunmehr sieben Jahre vergangen, seit das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben zu § 153 Abgabenordnung das steuerliche Kontrollsystem als Möglichkeit zur Enthaftung von Organen und weiteren Führungskräften in Unternehmen offiziell in den Verwaltungsanweisungen manifestiert hat. Zum 1. Januar 2023 wurde im Rahmen des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung in § 38 „Erprobung alternativer Prüfungsmethoden“ eine darüber hinaus gehende Regelung getroffen, nach der unter bestimmten Voraussetzungen einem Unternehmen, das ein von der Finanzbehörde geprüftes steuerliches Kontrollsystem unterhält, Erleichterungen für die nächste Außenprüfung zugesagt werden.
Komplexes Steuerrecht national / international
Das Unternehmen ist mit einer unüberschaubaren Vielfalt an steuerlichen Regelungen konfrontiert, die darüber hinaus ständigen Änderungen unterliegen. Es bedarf hierfür einer Vielzahl an Maßnahmen, die steuerlichen Abgabe- und Meldepflichten im In- und Ausland korrekt und fristgerecht zu erfüllen. Die Aufgabe der Steuerfunktion ist es die regelmäßige Überprüfung der Steuerrisiken sicherzustellen und notwendige Anpassungen im Tax-CMS laufend umzusetzen.
Hohe Anforderung an die Datenqualität
Für eine korrekte Steuererklärung oder -anmeldung bestehen hohe Anforderungen an die Belastbarkeit und den Detailgrad der steuerrelevanten Daten. Die erforderliche Art und Struktur der Daten sind steuerspezifisch und nur zu einem geringen Teil international harmonisiert. Für Steuerdeklarationszwecke muss in der Folge auf eine Vielzahl an analogen und digitalen Informations- und Datenquellen zugegriffen werden, die sich nicht im unmittelbaren Zugriff der Steuerabteilung befinden.
Einbindung einer Vielzahl von Geschäftsbereichen
Zur Erlangung der für die steuerlichen Deklarationspflichten erforderlichen Daten müssen sämtliche Geschäftsbereiche eingebunden werden, in welchen steuerrelevante Geschäftsvorfälle entstehen und bearbeitet werden. Die Praxis zeigt, dass in der Regel nahezu alle operativen und administrativen Geschäftsbereiche hiervon betroffen sind. Die Steuerabteilung steht mit ihren steuerlichen Deklarationsaufgaben damit in einer hohen Abhängigkeit von der Mitwirkung aller Geschäftsbereiche.
Wirksamkeit & Operationalisierung
Ein Risikomanagement und somit auch ein Tax-CMS als Bestandteil muss wirksam und nicht nur angemessen eingerichtet sein, um Schutz vor strafrechtlichen Risiken zu gewährleisten und um den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Geschäftsorganisation zu genügen (z.B. vgl. § 25a KWG). Auch die steuerliche Gesetzgebung unterstreicht mit Art. 97 § 38 EGAO die Wichtigkeit eines wirksamen Systems („Das Steuerkontrollsystem muss die steuerlichen Risiken laufend abbilden“. Dies setzt u. a. voraus, dass das Tax-CMS im Unternehmen tatsächlich gelebt und regelmäßig an sich ändernde rechtliche und tatsächliche Verhältnisse angepasst wird. Eine entsprechende Operationalisierung ist hierzu geboten.
Tax CMS als Instrument zur Risikominimierung
Ein Tax CMS als Gesamtheit sämtlicher betrieblicher Maßnahmen zur Sicherstellung der steuerlichen Regelkonformität führt nur dann zum Ziel, wenn dieses angemessen konzipiert und vollumfänglich im Unternehmen implementiert ist, das heißt dauerhaft in den sogenannten Regelbetrieb überführt wurde. Genau darin liegt die große Herausforderung Unternehmens beginnend mit einer umfassenden steuerlichen Risikoinventarisierung bis hin zur finalen Einrichtung und Durchführung von Kontrollen in nahezu sämtlichen Geschäftsbereichen und bezüglich einer Vielzahl von Prozessschritten. Ist das Tax CMS einmal im Regelbetrieb gewinnt man über die Enthaftungsfunktion hinaus auch zusätzliche Transparenz für Optimierungen.
Risikoinventarisierung und Bewertung
Die steuerartenübergreifende Risikoinventarisierung und Bewertung ist die Grundvoraussetzung für einen zielgerichteten und ressourcenschonenden Einsatz Risiko mitigierender Maßnahmen und Kontrollen. Für eine vollständige Risikoinventarisierung bedarf es nicht nur eines großen steuerrechtlichen Fachwissens, über das die Steuerabteilung in der Regel verfügt. Es bedarf vielmehr einer guten Kenntnis der betrieblichen Abläufe im gesamten Unternehmen, um zu beurteilen, an welchen Stellen konkret Fehlerrisiken bestehen und wie deren betragsmäßige Auswirkung und deren Eintrittswahrscheinlichkeit zu beurteilen sind.
Etablierung der richtigen Grundsätze, Maßnahmen und Kontrollen
Es ist weder erforderlich noch damit getan, das Unternehmen gießkannenartig mit Grundsätzen, Maßnahmen und Kontrollen zu überziehen. Den auf Basis der Risikoinventarisierung gewonnenen Erkenntnissen über potenzielle Fehlerquellen und deren möglicher Auswirkung muss vielmehr ein sachgerechter und auf das konkrete Einzelrisiko zugeschnittener Set-up an Maßnahmen folgen.
Erfordernis einer angemessenen Aufbau- und Ablauforganisation
Zum Tax CMS gehört auch das Unterhalten geeigneter unternehmensübergreifender Prozesse und Zuständigkeitsregelungen zur Erfüllung steuerlicher Anforderungen kann eine korrekte Steuerdeklaration nicht gewährleistet werden. Dies reicht weit über den Finanzbereich und die Steuerabteilung hinaus. Hierfür sind sowohl personelle als auch technische Kapazitäten erforderlich, für die in ausreichendem Umfang finanzielle Ressourcen zur Verfügung gestellt werden müssen. Aus der Ressourcenbindung ergibt sich die Notwendigkeit Prozesse möglichst effizient zu halten und Möglichkeiten der Automatisierung zu nutzen.
In den vergangenen Jahren haben viele Unternehmen ihre Organisation in Bezug auf steuerliche Anforderungen überprüft und ein steuerliches Kontrollsystem errichtet oder zumindest damit begonnen.
Es bestehen jedoch große Herausforderungen, die sich Unternehmen bei der Errichtung und Unterhaltung eines steuerlichen Kontrollsystems (in der Praxis als Tax Compliance Management Systeme oder kurz Tax CMS bezeichnet) stellen. Dies sind nicht nur die fachliche und konzeptionelle Komplexität, welche einem solchen System immanent sind. Es ist vor allem die Herkulesaufgabe, das gesamte System als organisatorisches Gebilde innerhalb der Geschäftsbereiche des Unternehmens zu etablieren und zu operationalisieren. Aktuelle Entwicklungen wie BEPS oder im Bereich des EU Green Deal (z.B. Plastiksteuer) und nicht zuletzt die Anforderungen zur Nachhaltigkeitsstrategie und der nicht finanziellen Berichterstattung (z.B. GRI-Standard 207 1-3) erhöhen die Anforderungen an ein Tax CMS.
unsere beratung.
DO WHAT YOU LOVE.
Unsere Beratungsleistungen umfassen die komplette Begleitung von der Entwicklung eines individuellen Tax CMS Zielbilds über die Konzeption bis hin zur Operationalisierung.
Wir legen hierbei besonderen Wert auf:
Einen ganzheitlichen steuerartenübergreifenden Ansatz mit einheitlichen methodischen Standards anstatt einer Vielzahl von Einzellösungen.
Fachlich fundierte und handhabbare Formate, insbesondere im Hinblick auf Risiko-Kontroll-Matrix und Richtlinien.
End-to-end Begleitung mit Schwerpunkt auf Lösungen für die Operationalisierung des Tax CMS.
Begleitung bei der Auswahl und der Einrichtung von geeigneten Softwarelösungen mit Schwerpunkt auf der maximalen Ausnutzung der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur des Unternehmens.
Ob Ihr ein bereits bestehendes Tax CMS Konzept in die betriebliche Praxis überführen wollt, eine Konsolidierung diverser Einzellösungen oder eine Ersteinrichtung eines Tax CMS plant, unser multidisziplinäres Team aus Steuer-, Prozess und IT-Experten steht Euch hierfür gerne zur Verfügung.
Wir verfügen über umfangreiche Praxis- und Projekterfahrung in der Konzeption und Operationalisierung von Tax CMS in Unternehmen aller Größenordnungen und vieler Branchen.
Kontaktiert uns gerne jederzeit um uns die Gelegenheit zu bieten, Euch unseren Beratungs- und Projektansatz für Eure konkrete Problemstellung zu erläutern.
Anything that can go wrong will go wrong
Murphy´s first law
Nothing is as easy as it looks
Murphy´s second law
Everything takes longer than you think it will
Murphy´s third law
fields of play.
Kategorisierung der Gesellschaften (Clustering)Anhand von ausgewählten Kennzahlen werden die Konzerngesellschaften nach ihren steuerlichen Risikoprofilen geclustert, um eine möglichst effiziente und zielgenaue Durchführung Projektdurchführung zu ermöglichen.
RisikoinventarisierungAnhand von bestehenden Vorlagen entwickeln wir zusammen mit Euch die individuelle Risiko-Kontroll-Matrix für Euer Unternehmen, so dass sämtliche relevanten What Can Go Wrongs erfasst werden. Unser Gliederungsansatz orientiert sich streng an den Unternehmensprozessen, so dass im weiteren Fortgang eine direkte Verknüpfung mit den betroffenen Prozessschritten im Unternehmen ermöglicht wird und ein zu hoher steuerfachlicher Detailgrad im Rahmen der Risikoinventarisierung vermieden wird.
RisikobewertungDie Risikobewertung ergibt sich aus der maximalen Ausprägung (Höhe) eines potenziellen Verstoßes sowie aus seiner Eintrittswahrscheinlichkeit. Für die beiden Bestandteile empfehlen wir festgelegte Ermittlungsmethoden/Algorithmen anzuwenden. Damit besteht zum einen Transparenz und Prüfbarkeit (Audit Readiness) sowie bei quantitativen oder digital verfügbaren Kriterien auch die Möglichkeit einer (Teil-) Automatisierung der Bewertung.
Festlegung von Maßnahmen Die Festlegung von Grundsätzen, Maßnahmen und Kontrollen folgt einem einheitlichen Vorgehen, so dass Risiken gleicher Art und Ursache mit jeweils einer gleichartigen Maßnahme belegt werden. Auch dies dient der Audit Readiness und höheren Effizienz.
ProzessdokumentationWir unterstützen Euch bei der Prozessdokumentation anhand vorbereiteter Standardprozessdarstellungen, bei denen wir uns auf die steuerrelevanten Prozessschritte oder Prozessabschnitte beschränken.
Richtlinien und ArbeitsanweisungenDort wo erforderlich unterstützen wir Euch bei der Erarbeitung von Richtlinien, Arbeitsanweisungen und anderer Formen von betrieblichen Vorgaben. Hierbei legen wir Wert darauf, dass die in Ihrem Unternehmen bereits vorhandenen Formate und Templates verwendet werden.
ÜberwachungskonzeptWir unterstützen Euch bei der Entwicklung eines Überwachungskonzeptes als integraler Bestandteil des Tax CMS. Hierzu gehören Stellenbeschreibungen, Berichtslinien, Durchführungskontrollen, etc.
RACI MatrixFür sämtliche Tätigkeiten (tasks) sind Zuständkeiten festzulegen. In der Praxis gängig und bewährt ist hierbei das RACI Konzept. Wir unterstützen Euch hier bei der Einrichtung einer RACI -Matrix für sämtliche Steuerlichen Bearbeitungs- und Kontrollaktivitäten.
Implementierung des Konzeptes im Tool (All in one)Wir unterstützen Euch bei der Auswahl und der Implementierung eines Tax CMS Tools. Zielsetzung ist, sämtliche Elemente des TaxCMS in einer integrierten Softwarelösung zu hinterlegen und die operative Steuerung des Tax CMS anhand dieser Software durchzuführen. Neben dem reinen Effizienzziel ist hierbei auch gewährleistet, dass sämtliche Kontroll- und Überwachungsaktivitäten revisionssicher dokumentiert und archiviert werden, so dass dies auch noch nach Jahren zur Verteidigung gegen etwaige Vorwürfe seitens der Steuer- oder Strafverfolgungsbehörden zur Verfügung stehen.
